Zápis z jednání výboru konaného dne 16.07.2013
Přítomní: M. Voříšková, P. Korman, J. Marek, K. Polák, T. Moudrý, M. Třísková
Omluven: M. Zamrazil
Body jednání:
- Organizace setkání – dohodli jsme se, že na budoucí schůze stanovíme vždy předem termín pro sestavení agendy schůze. Termín a návrh agendy bude zadán předsedou výboru, ostatní členové do stanoveného termínu dodají své návrhy a připomínky. Dále jsme se dohodli, že nebudeme pořizovat audio nebo video záznamy ze schůzí výboru. Pro zaznamenání bodu jednání a rozhodnutí budeme používat formu zápisu.
- Náklady na bankovní služby – další postup bude vyjednávání s KB o změně podmínek (ceny). Variantu přechodu k jiné bance zvážíme vzhledem k finálním podmínkám KB a nákladům změny banky. Úkol: M. Třísková – Jednání s KB o podmínkách vedení účtu.
- Dokumentace – chceme mít k dispozici kopie veškeré technické dokumentace a návodům k elektrickým a mechanickým zařízením v domě. Vybrané umístíme v elektronické formě na web portál svph.cz. Úkol: J. Marek – požadavek na dodání kopií od JiViŠ a následné umístění na portál.
- Přehled o činnosti správce – chceme mít od JiViŠ k dispozici pravidelný přehled aktivit (splněných úkolů) = co bylo vykonáno v daném měsíci, včetně výkazu práce domovníka. Úkol pro správce: Na konci kalendářního měsíce vždy předložit seznam úkonů provedených správcem ve prospěch SVPH. U každého úkonu bude uvedeno termín zadání a termín splnění. Tento seznam nezahrnuje činnosti prováděné domovníkem. Zde připomínáme požadavek podaný již na minulé schůzce výboru SVJ, že požadujeme podrobný výkaz práce činnosti domovníka.
- Značení v garážích – s JiViŠ bylo dohodnuto zajištění značení „Zákaz zastavení“ k zešikmeným plochám. Úkol pro správce: – Realizace značení v garážích dle požadavku. Náklad na realizaci do 500 Kč. Průměr značky dle standardu 500 mm.
- Zábrany proti holubům – dohodli jsme se na instalaci zábran na plochy u větracích šachet a okapů ústících z teras. Úkol pro správce: Dodat cenovou kalkulaci, způsob realizace a možný termín instalace zábran.
- Zápis ze schůze vlastníků – stále nebyl dodán zápis z poslední schůze vlastníků. Úkol pro správce – Dodat zápis ze schůze vlastníků.
- Zápis nových členů výboru – je třeba zajisti co nejdříve zápis do OR. Úkol pro správce: – Připravit návrh na změnu pro zápis do OR.
- Změna kontaktů v EPS – požadujeme, aby b systému byli uvedeni P. Korman a T. Moudrý. Úkol pro správce: – Zajistit změnu kontaktů v EPS
- Univerzální čipy pro členy výboru – potřebujeme 4 nové čipy, stále nebyly dodány. Úkol pro správce: dodat 4 univerzální čipy + prosíme o informaci o jednotkové ceně čipu
- Kompletní sada klíčů – u předsedy výboru vytvoříme sadu klíčů, která zajistí přístup do veškerých společných prostor v budovách společenství. Úkol: M. Voříšková – předat univerzální klíč P. Kormanovi; J. Marek – zjistit, do kterých prostor se nelze dostat (nemáme klíče). Úkol pro správce: prosíme o informaci, ke kterým dveřím máte přístup, resp. kam všude se dostane pan domovník? Dodat 2 klíče k brance v plotě. Jeden klíč na svazek předsedovi a jeden panu Markovi.
- Informace vlastníkům k dodání nových klíčů – na nástěnky dáme informaci pro vlastníky, že nové klíče od společných prostor lze získat na vyžádání od správce (JiViŠ). Úkol: T. Moudrý – vyvěsit informaci na nástěnky o vydávání nových klíčů ke spol. prostorám. Poslat dokument i panu Markovi na portál.
- Technické zajištění portálu – návrh smlouvy od J. Marka byl výborem schválen. Portál byl zprovozněn na adrese www.svph.cz
- Obsah portálu – o obsah portálu (vytváření obsahu) se bude starat primárně J. Marek, dále T. Moudrý a M. Třísková. Na portálu budeme publikovat zápisy ze schůzí a úkoly, postupy často řešených problému a FAQ, výkazy práce správce, kalendář akcí. Na portále budou oddělené prostory dle přístupu – public (přístup není omezen), private (přístup mají pouze členové výboru a správce), uvažujeme ještě o prostoru pouze pro výbor bez přístupu správce.
- Odměny výboru – odměny budou rozdělovány na konci roku, návrh odměn pro jednotlivé členy bude připravovat předseda výboru a výbor o něm bude hlasovat. Na příští schůzce výboru bude stanoven další postup.
- Nedostatky úklidu – M. Třísková informovala o nespokojenosti s kvalitou úklidu v domě K (příklad „letitý“ papírový kapesník v prostoru vstupu do garáží v -1 PP). Úkol pro správce: zjednat nápravu.
- Úkol pro správce: opravit přívod kamery v 2. PP (uveďte termín plnění).
- Odložené věci ve společných prostorách – je třeba vyzvat vlastníky k odstranění odložených věcí ze společných prostor (zejména garáže) a upozornit je, že pokud to neučiní sami, stane se tak náklady společenství a to od 1.9.2013 dále. Úkol pro správce: Vytvořit výzvu k odstranění věcí ze společných prostor. Vlastníci tak musí učinit do 31.8.2013 Výzvu zrealizovat na nástěnku, dveře, výtah a umístit na zeď parkovacích stání nebo za stěrač vozidel na PS, kterých se to explicitně týká. Správce věc zajistí do 31.7.2013, aby vlastníci měli dost času zareagovat.
- Úkol pro správce: zaslat výboru informace o celkových výměrách ploch, které správce čistí strojově (garáže), které čistí uklízečka, které se sečou traktorem, a které sekačkou.
- Oprava fasády – Je třeba domluvit přesné zadání objednávky. Úkol: J. Marek – domluvit rozsah objednávky se správcem včetně zdokumentování. Do úkolu zaangažovat ještě alespoň jednoho dalšího člena výboru.
- Informace na nástěnku – Úkol: T. Moudrý – dodat na nástěnky informace o novém výboru a nové e-mail adrese výboru a nových internetových stránkách www.svph.cz a novém diskusním fóru http://forum.svph.cz.
- Fotky členů výboru – na nástěnky a portál umístíme fotky všech členů výboru. Aby vlastníci věděli na koho se obrátit (s prosbou / návrhem na zlepšení / pochvalou 🙂 Úkol: všichni členové výboru – dodat fotku T. Moudrému (nástěnka) a J. Markovi (portál)
- Písek na dětském hřišti – na hřišti není dostatek písku v pískovišti. Úkol pro správce: zajistit doplnění písku na dětské hřiště.
Dokument v plném změní obsahuje též vypsaný Seznam úkolů a Závěr. Stáhnout ve formátu PDF:
20130716 – Zapis ze schuze vyboru